あたしの勤務先は、社員一人一人にMicrosoft365を導入しています。そしてMicrosoft365には一人当たり1TBのストレージ、OneDriveが与えられていて、自宅のPCからでも更新などができるように、書類などの文書をそこに保存するようにしています。

1TBもあれば通常の使用には問題ないと思っていたのですが、この一週間くらい「98%を使用しています」といったメッセージが出るようになり、なんとなく動きももたついているような気がします。この一両日は文書の保存もできないときもあり、これでは業務に支障が出てしまうので、なんとかしなければなりません。喫緊の課題です。

そこでまずは何が一番容量を食っているのかを調べないとなりません。確かに画像も大量に保存していますが、とはいえそれほど大きな画像でもないですし、1TBを使い切るようなことはないはずです。そんな感じで調べていたらメールのデータが容量を食っていることが判明しました。

半年くらい前に、メールソフトをThunderbirdからThunderbirdPortableに変更し、なおかつメールデータの保存先をOneDriveにしたのです。そしてThunderbirdPortableを勤務先のPCと自宅のPCの両方にインストールして、勤務先でも自宅でも同じ状態でメールチェックをできるようにしたのです。

これはこれで非常に便利だったのですが、両方で同時に立ち上げるとデータがダブって作られたりして、実は扱いが非常に面倒臭いところがあったのです。たぶん、そういうことから無駄なデータ、ダブったデータがOneDriveにどんどんたまっていき、OneDriveの容量を圧迫してしまったようです。

仕方ないので、改めてメールソフトをThunderbirdに戻し、Portableに保存されている、この半年間のメールデータを移行して、OneDriveにデータを置くのをやめました。勤務先、自宅のメールソフトの再設定を済ませ、OneDrive内のメールデータも削除しました。もちろん同期されているPC内のOneDriveフォルダからメールデータを消しました。

すると、OneDriveの空き容量が半分以上になったのです。つまり1TBの半分以上もメールデータが占めていたわけです。確かに日々たくさんのメールを受信し送信し、添付ファイルもエクセルやワードのみならず画像ファイルも多々あります。それでも半年くらいで500GB以上になってしまうものなのでしょうか。